1. Порядок співпраці організатора та офісу

Для ефективної роботи організації, комфортного проведення заходів в АСЕТУ розроблено окремий розділ сайту - он-лайн реєстрація учасників - зручний та простий у використанні ресурс, де керівники танцювальних колективів, попередньо зареєструвавши свій клуб та танцюристів у ньому, можуть самостійно здійснювати реєстрацію своїх танцюристів/клубу на заходи, що проводяться АСЕТУ.

1. Реєстрація:

Для цього керівнику/ тренеру танцювального клубу необхідно персонально:

• авторизуватися на сайті https://acety.org у розділі ОНЛАЙН реєстрації;
• внести дані своїх танцюристів (точну дату народження та ПІБ, згідно з документами – свідоцтво про народження або паспорт);
• зареєструвати танцюристів на участі у заході;
• створити заявку на придбання/продовження технічних карток танцюристів. Оплачена карта АСЕТУ дозволяє користуватися знижками від 50 гривень на кожен виступ танцюриста у всіх заходах, що проводяться АСЕТУ;
• після оформлення заявки на придбання Технічних карток керівник/тренер зобов'язаний надіслати на електронну пошту офісу АСЕТУ acetyoffice@gmail.com свідоцтва про народження танцюристів, після чого менеджер офісу надсилає рахунок для оплати цієї заявки (номер банківської картки). Як тільки керівник оплачує створену заявку та підтверджує свою оплату наявністю копії/скриншота чека про оплату, менеджер офісу закриває заявку. Це означає, що термін продовження технічних карт танцюристів автоматично продовжується (оформляється) до кінця поточного року, на сайті цим танцюристам одразу проводиться перерахунок внесків за участь з урахуванням знижки. Крім того, існують бонусні місяці (з вересня по грудень) протягом яких НОВІ танцюристи АСЕТУ можуть оформити карти на наступний календарний рік, але отримувати знижку вже за участі в заходах цього року, не беручи участі при цьому в рейтингу.

Звертаємо увагу Керівників танцювальних колективів, що на отримання даних про оплату заявки, обробку та внесення цих даних на сайт потрібен час, тому слід стежити за станом Технічних карт своїх танцюристів та своєчасно подавати заявки на придбання карток. У свою чергу менеджери офісу надають професійну підтримку Керівників з навчання онлайн реєстрації та допомагають у вирішенні технічних питань. Слід наголосити, що всі вищезгадані пункти реалізують Керівники самостійно, за необхідності користуючись інструкцією технічної підтримки, опублікованою на сайті, або за допомогою офіс-менеджера АСЕТУ.

2. Внесення/зміна даних танцювального колективу після реєстрації на захід.

Для того, щоб внести зміни до реєстрації свого колективу на захід, керівнику танцювального колективу необхідно пройти авторизацію свого облікового запису на сайті АСЕТУ і, якщо реєстрація відкрита, самостійно змінити дані реєстрації. Ці дії не виконує офіс менеджер АСЕТУ телефоном або через звернення на електронну пошту. У ситуації, коли керівник танцювального колективу є людиною похилого віку, не володіє навичками поводження з новими технологіями та сучасними пристроями (смартфонами, планшетами, комп'ютером), то такому керівнику слід звернутися за допомогою до організатора заходу, або його співробітника/помічника, тобто людині, яка займатиметься питаннями реєстраційної комісії під час заходу.  

3. Закриття реєстрації. Присвоєння стартових номерів.

Після того, як менеджер офісу закриває реєстрацію на захід, система автоматично надає абсолютно випадковому порядку номери зареєстрованим колективам, тобто. відбувається автоматична нумерація учасників. Присвоєні номери відображаються в особистому обліковому записі керівника. Далі ці дані передаються скрутенеру для складання програми заходу.

4. У можливості Організатора заходу входить:

• Підрахунок організаційних внесків;

• Організатор виставляє рахунки та надає реквізити для оплати за участь у заході – співпрацює спільно з реєстраційною комісією.

• Організатор керує онлайн-реєстрацією на захід. У разі, якщо реєстрацію закрито організатор може вручну координувати відкриття/закриття реєстрації під конкретний танцювальний клуб/керівника, щоб здійснювати необхідні зміни у реєстрації певного колективу. Також Організатор може керуватися Інструкцією, в якій докладно викладені всі можливості по роботі з сайтом АСЕТУ та покрокові дії з управління онлайн реєстрацією на захід. 

• Повідомляє зареєстрованих керівників танцювальних клубів про строки оплати (продовження) технічних карток АСЕТУ, щоб внески після закриття реєстрації на захід відображалися коректно.
• У тому випадку, якщо існують дублікати танцюристів, наприклад, той самий танцюрист зареєстрований у кількох клубах і бере участь у заході від різних колективів, необхідно заздалегідь попередити про це співробітників офісу АСЕТУ, щоб менеджер відрегулював оплату технічної карти танцюриста в обох клубах.

Так як база зареєстрованих колективів і, відповідно, танцюристів на сайті АСЕТУ дуже велика, то офіс фізично не може відстежити всі облікові записи бази. Тому керівники колективів зобов'язані самостійно стежити за станом свого облікового запису, періодично подавати списки танцюристів для видалення/коригування їх персональних даних, а також подавати заявку на дублювання танцюриста, якщо цього вимагає відповідна обставина.

5. Якщо у Організатора/Керівника виникли додаткові питання щодо функціональної роботи сайту або реєстрації на захід, необхідно звернутися до офісу АСЕТУ за телефоном +380997000337 або на e-mail:  acetyoffice@gmail.com

Також Організатор може керуватися Інструкцією, в якій докладно викладені всі можливості по роботі з сайтом АСЕТУ та покрокові дії з організації заходу.